En el sector turístico existen agencias de viajes minoristas y mayoristas, la primera se encarga de ofrecer los servicios turísticos al cliente final, son esas agencias que uno fácilmente se encuentra caminando por la calle ofreciendo tours, viajes y más. En cambio, la agencia mayorista vende a las agencias minoristas servicios y productos ofrecidos por hoteles, aerolíneas o líneas de transporte, paquetes armados con diversos servicios, etc. Todo lo anterior es posible gracias a convenios y alianzas comerciales donde los mayoristas adquieren volúmenes grandes de estos servicios, razón por la cual manejan precios más accesibles.
La agencia mayorista es el puente o intermediario entre el proveedor de servicios turísticos y las agencias minoristas.
Las agencias mayoristas dividen su carga de trabajo en áreas que van desde grupos, bodas, reservaciones, ventas, turismo nacional e internacional, entre otros.
¿Qué se hace en una agencia de viajes mayorista?
Un día común es llegar a la oficina y dar seguimiento a trabajos pasados mientras llegan mensajes o llamadas de agencias solicitando nuevas cotizaciones de hoteles (los más comunes), transportes, vuelos, bodas, experiencias turísticas, etc. El agente revisa en el sistema de reservas los servicios solicitados, los comparte con el minorista y si este los aprueba, se reservan. Si las fechas de contratación de los servicios son muy próximas, el pago debe ser inmediato y si aún queda tiempo, el dinero puede ser dado por partes. Todas estas condiciones deben ser comunicadas al minorista para no incurrir posteriormente en inconformidades.
Se debe dar seguimiento a las reservaciones puesto que en el proceso puede haber incertidumbre, surgir dudas, cambios o aclaraciones que deben ser atendidas en coordinación con los hoteles o líneas de transporte contratados.
Otras de las actividades comunes es recibir la visita de empleados de hoteles que son enviados a las operadoras mayoristas para que, por medio de reuniones, compartan información del establecimiento de hospedaje tanto de las instalaciones, del servicio que ofrecen, del tipo de turista que reciben, la mejores temporadas para visitarlo, los precios que manejan y los descuentos que pueden ofrecer, etc. Ellos muestran videos e imágenes, entre otra información, para que los agentes mayoristas tengan una visión más amplia del servicio y puedan, posteriormente, vender satisfactoriamente el hotel al minorista.
Asimismo se tienen los fams, que son viajes que el agente mayorista realiza a hoteles para vivir la experiencia en ellos tal como si fuera un turista, con el objetivo de observar detalles en las instalaciones y el servicio prestado, lo que le dará una visión más realista sobre lo que posteriormente ofrecerá a los minoristas.
Por otro lado, se tienen estos mismos fams pero dirigidos a las agencias de viajes. Personal de la agencia mayorista las invita a formar parte de un tour donde se tiene la oportunidad de conocer diversos hoteles de un destino. Estos viajes programados van dirigidos por un agente de la operadora, quien va liderando el grupo y llevando a cabo el itinerario de actividades previamente planeado. Todo esto para que ahora sea el minorista quien pueda mostrar y explicar de mejor forma a sus clientes lo que están interesados en de reservar.
Otra actividad que puede ocurrir en estas empresas es despedir u organizar los chárter, que son salidas periódicas de autobuses a diversos destinos turísticos. Las agencias mayoristas venden paulatinamente asientos del chárter y desde el momento de la fecha de partida, hasta su regreso, están al pendiente que todo vaya de acuerdo a lo planeado.
También hay que estar al pendiente de los pagos que deban realizar las agencias minoristas y darle seguimiento para no dejar pasar una fecha importante estipulada cuando se realizó la reservación.
Las temporadas, según sean altas o bajas, marcan el nivel de trabajo que se tiene.
¿Qué se necesita para trabajar en una agencia de viajes mayorista?
Para los trabajadores de este tipo de agencias es fundamental tener presente el alfabeto aeronáutico: herramienta clave para la buena comunicación entre los actores involucrados en la cadena de suministro (mayoristas, minoristas y prestadores de servicios), que evitará que la información entregada por medio de llamadas telefónicas se distorsione.
Como se mencionó anteriormente hay diversas visitas a los destinos (fams), por lo tanto, la disponibilidad de viajar es necesaria.
Manejar Microsfot Office, especialmente Excel, es otro conocimiento requerido puesto que se trabaja con bases de datos y tablas que almacenan información acerca de los servicios con sus respectivas tarifas. Además, de que en general, en las labores diarias, se utiliza este programa para hacer más eficaz el trabajo.
Tener nivel en inglés es otro factor importante: en ocasiones se tiene que comunicar con prestadores de servicios o proveedores que solamente tienen este idioma como comunicación.
Siempre se está en contacto con las agencias minoristas y todos los prestadores de servicios que intervienen en esta cadena, por ello la facilidad de palabra y comunicación será esencial.
Al haber una gran cantidad de reservaciones se pueden incurrir en errores, por ellos es de mucha utilidad contar con la habilidad de resolución de problemas.
Varios de estos conocimientos y habilidades se van aprendiendo en el transcurso, cada día se va mejorando y sabes qué hacer en la próxima ocasión. Sin olvidar que se cuenta con un equipo de trabajo, a quienes puedes recurrir ante cualquier duda, por mínima que sea.
