Los Viajes de Negocios representan uno de los principales gastos de las empresas y para contrarrestar esa realidad es importante poner en práctica las siguientes acciones:
Índice
1. Definir los objetivos de los viajes
Antes de realizar un viaje es importante revisar los objetivos y los beneficios que se esperan obtener del mismo. Además, es recomendable que el viajero sea una pieza clave, con las habilidades para llevar a cabo negociaciones o lo que demande el viaje, de lo contrario resultaría contraproducente.
2. Fortalecer el vínculo entre el departamento gestor de viajes y los directores financieros
Los Travel Managers deberán orientar su actividad de acuerdo con los objetivos del área financiera y presentar propuestas de inversión en programas con una buena relación “costo-beneficio”.
3. Contar con herramientas para medir adecuadamente los gastos
La clave es contar con alguna herramienta que permita reportar todos los viajes realizados por los ejecutivos de la empresa, para así, calcular el costo que tuvo cada viaje y las variables que se tomaron en cuenta. De esta forma, se podrá identificar tendencias y fijar metas para los ahorros reales del siguiente periodo.
4. Contratar una Travel Management Company (TMC)
Las TMC son empresas especializadas en Gestión de Viajes de Negocios, su misión es generar ahorros empresariales sin importar el volumen de transacciones, así como hacer que sus clientes viajen más pagando lo mismo o brindar la capacidad de que puedan viajar lo mismo, pagando menos.
5. Contar con una Política de Viajes
Es fundamental para que los Viajes de Negocios sean productivos y rentables. La política debe ser conocida por todas las personas involucradas en la organización y en ella se debe especificar la movilidad que tienen los viajeros, las preferencias en tipos de vuelo, de hospedaje, entre otras características, que permitan tener parámetros sobre la forma en cómo pueden mejorarse o cambiarse los estilos de viajar de acuerdo con las jerarquías o estructuras que hay en cada empresa.
6. Desarrollo de convenios y negociaciones con proveedores
Es importante contar con convenios con líneas aéreas, hoteles, arrendadoras, entre otros, que puedan verse reflejados como tarifas convenidas y beneficios corporativos. Así, será más fácil evaluar los ahorros reales al comprar aéreos y reservar habitaciones de hoteles a precios más accesibles que las tarifas públicas.
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