Los eventos corporativos son un verdadero reto para quienes los organizan debido a la gran lista de detalles que se deben tomar en cuenta; sin embargo, los expertos coinciden en algo: para hacer un evento corporativo exitoso éste debe ser convertido en una experiencia, pero ¿cómo lograrlo?
Los siguientes son sólo algunos de los elementos clave que se deben tomar en cuenta para hacer de tu próximo evento corporativo una experiencia que los asistentes recordarán siempre:
Índice
Número de participantes, edad y género
Aunque podría parecer obvio, más allá de sólo conocer el número de participantes para determinar la sede y cantidad de insumos necesarios, el hecho de tomar en cuenta la edad y género es indispensable para adaptar las actividades al público; un experto que toma en cuenta el target, logrará captar la total atención de su audiencia.
Propósito del evento
Conocer el propósito del evento es indispensable para comenzar la planeación del mismo; premiar al personal de la empresa, motivar al equipo, el lanzamiento de un producto, fiestas de aniversario o fin de año. Todos los eventos tienen un fin y las actividades que en estos se realicen deben ir encaminadas a lograrlo.
Presupuesto
No importando si el organizador es parte de la corporación o externo, éste debe tener en cuenta, desde el principio, el presupuesto destinado al evento para elaborar una propuesta de actividades y desarrollo en general del evento, tratando siempre de realizar más con menos. Es importante contar o desarrollar convenios con proveedores para poder maximizar los recursos.
Definir la sede
Una vez conociendo los detalles anteriores se puede comenzar a determinar la sede del evento, siempre tomando en consideración los horarios y facilidad de arribo al lugar; o bien, si el lugar no es de fácil acceso, buscar opciones de transportación para ofrecer a los asistentes.
Realizar la agenda del evento
Tener la agenda con horarios específicos ayuda a los organizadores a llevar un control en el desarrollo del evento y permite tomar decisiones rápidas en caso de que, por alguna razón, una de las actividades, ponencias o elementos planeados no salga como se tenía previsto.
Tiempo de planeación
Por último es importante recordar que la realización de un evento exitoso, sea cuál sea y con el objetivo que se pretenda lograr, debe llevarse a cabo si es posible con al menos tres meses de anticipación.
Tomando en cuenta estos aspectos básicos en la organización del evento, se logrará convertir el mismo en una experiencia que superará cualquier expectativa.
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