Todo negocio, y sobre todo aquellos insertos en el sector turístico, se desenvuelven en un ambiente dinámico. Esto quiere decir que su funcionamiento se ve afectado permanentemente por variables externas de tipo económico, social, político, cultural y medioambiental que se encuentran fuera del control del propio negocio.
En este sentido, el profesional en turismo cuenta con habilidades estratégicas y una capacidad de análisis integral sobre el sistema turístico que le permitirá formular y gestionar proyectos.
Los proyectos constituyen un instrumento que permite a las organizaciones afrontar los desafíos impuestos por el entorno, potenciar sus fortalezas, sacar provecho de cada oportunidad y reducir el riesgo de nuestras operaciones. En este sentido, la gestión de proyectos consiste en convertir las ideas en realidad. Para ello, se lleva a cabo un proceso conformado por las etapas de: planificación, ejecución, evaluación y retroalimentación.
La etapa de planificación inicia con la realización de un diagnóstico. El diagnóstico parte de un relevamiento de fuentes de información secundaria como informes y estadísticas oficiales, que junto con un trabajo de campo, dejarán al descubierto una serie de problemáticas, necesidades u oportunidades en las cuales el profesional basará la toma de sus primeras decisiones.
En esta etapa se establece la idea: qué se quiere lograr (el objetivo general), cómo se quiere lograr (los medios), con qué se va a realizar (recursos), en qué plazo se va a llevar a cabo (tiempo), dónde se realizarán las actividades, su alcance, quién lo realizará. Generalmente surge una serie de alternativas tendientes a alcanzar un mismo resultado, por lo tanto, son las respuestas a dichos interrogantes las que nos ayudan a decidir cuál de tales opciones es la más eficaz y eficiente. Se establecen los objetivos específicos, es decir, aquellos pasos necesarios para alcanzar el objetivo general, las metas, las actividades y los responsables, un cronograma de trabajo y un presupuesto. Por último, se determina cuáles serán los indicadores para evaluar la consecución de los objetivos.
En la etapa de ejecución se pone en marcha lo planificado anteriormente. La utilización de los recursos que se han atribuido a cada actividad se vuelve real. Se comienzan a alcanzar los productos intermedios que conformarán el producto final u objetivo general que se pretende obtener. Visualizar las actividades según los productos que cada una de ellas genera es clave para hacer frente a los imprevistos que puedan surgir a lo largo de la ejecución, pues de esta forma se podrá concentrar la resolución de problemas en un camino alternativo para obtener el producto intermedio, necesario para continuar con las actividades planificadas.
La evaluación debe realizarse una vez que se han ejecutado todas las actividades programadas. De esta forma, podrá comprobarse si el objetivo ha sido alcanzado una vez que el proyecto en su totalidad ha sido concretado. En caso de ser así, la problemática o la necesidad detectada inicialmente habrá sido resuelta, dando lugar a una nueva problemática, necesidad u oportunidad. En caso de no haber sido alcanzado el objetivo, se revisará cuáles fueron las causas que así lo provocaron y se establecen los desvíos necesarios para reiniciar el proyecto, retroalimentando así a la nueva planificación.
De esta manera, la retroalimentación consiste en revisar el proceso para establecer aquello que ha afectado la consecución del objetivo general, como para identificar aquellas tareas y procedimientos que han sido ejecutados de la forma prevista y que aún así podrían mejorar.
Sin embargo, eso no es todo. Cada una de las etapas descritas anteriormente se ve atravesada por tres procesos: toma de decisiones, comunicación y control. Por ejemplo, en la etapa de planificación se decide cuál es la información relevante a ser tenida en cuenta en el diagnóstico, cuál es la problemática más urgente y la mejor alternativa para solucionarla, se comunicará el proyecto a los integrantes y se controlará la correcta comunicación de los objetivos; de la misma manera, en la etapa de ejecución se tomarán decisiones orientadas a sortear los imprevistos, se comunicarán los avances y se controlará el alcance de los productos intermedios. En la etapa de evaluación, se controla a través del contraste entre los resultados esperados y los obtenidos y se comunican al equipo de trabajo, decidiendo además cuáles serán los nuevos objetivos y los desvíos que retroalimentarán al proceso.
Contando con una visión panorámica y estratégica del sector, el profesional podrá determinar la viabilidad de los proyectos turísticos. Sus características de eficaz, eficiente y proactivo le proveen de criterio para la toma de decisiones, mientras que su adaptabilidad, flexibilidad y empatía aportarán al proyecto las habilidades comunicacionales requeridas para la dirección (comunicación interna) y su rol de mediador entre la organización, los proveedores, los destinatarios y la comunidad (comunicación externa).
La formación continua y la actualización le permitirán decidir cuáles serán las fuentes de información más relevantes para hallar, clasificar, elaborar y evaluar la información, dando lugar a un diagnóstico acertado y a una propuesta sustentable. Además, estará al tanto de las posibles fuentes de financiamiento, todo ello sin perder de vista la visión global de la situación.
A partir de esta breve descripción del inmenso mundo de la gestión de proyectos turísticos, resulta ineludible aclarar que la experiencia constituye uno de los más significativos medios de aprendizaje. Por ello, resulta interesante conocer las vivencias de los distintos profesionales en turismo que se han desempeñado en esta área o lo hacen día a día. A través del intercambio, podremos construir juntos la valiosa herramienta del conocimiento y contribuir a fortalecer este apasionante sector.
