Los Viajes de Negocios son una práctica recurrente para cualquier corporación, ya sea pequeña, mediana o grande, porque permiten expandir el negocio y tener un crecimiento constante pero a la hora de la organización de los viajes, ¿cuál es la mejor forma de hacerlo?
En algunos casos, las empresas cuentan con una o varias personas encargadas de la gestión de viajes quienes recurren a una página de internet (Online Travel Agency), metabuscadores, o bien, directamente en las páginas de hoteles, aerolíneas, arrendadoras, etc., con la finalidad de “generar ahorros” y por desconocimiento de las consecuencias que esto conlleva. Esta práctica representa mayor trabajo y gastos, pues se tiene poco control en la Política de Viajes, nula utilización de convenios con proveedores y obtención de facturas fiscales, carencia de reportes centralizados que permitan identificar pérdida de ahorros indirectos, costos altos en cambios y cancelaciones, entre otros.
Una Travel Management Company (TMC) ofrece beneficios que solucionan estos y otros problemas para tener un control y optimizar la administración integral del programa de viajes. Esto permite mantener el mismo volumen de viajes gastando menos. Lo anterior se genera a través de convenios creados y administrados por la TMC (con aerolíneas, hoteles, arrendadoras de autos, entre otros), reportes centralizados, identificación de áreas de oportunidad, aplicación de la Política de Viajes, etc.
Aquí el resumen de las ventajas de una TMC:
- Utilización de mejores convenios y proveedores
- Facturación centralizada
- Reportes de boletos no utilizados para su aprovechamiento
- Reportes por tipo de ahorro (directo e indirecto)
- Gerenciamiento de Cuenta (programa de mejora continua)
- Soporte y consultoría de primer nivel
Además, una TMC cuenta con especialistas para atender a los colaboradores de las empresas en cada etapa de sus viajes. Tal es el caso de CTS, que cuenta con consejeros de viajes especializados y con Key Account Managers que están a cargo del gerenciamiento de la cuenta y programa de mejora continua, así como con las mejores plataformas tecnológicas para sistematización de procesos. Por estas razones invertir en la contratación de una Travel Management Company es mucho más benéfico a corto, mediano y largo plazo, que utilizar las OTA en los Viajes de Negocios.